1 ข้อมูล (data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นหรือมีลักษณะหลายอย่าง ผสมผสานเข้าด้วยด้วยกัน เช่น บันทึกข้อความ เหตุการณ์ต่างๆที่พบเห็นเป็นต้น
2 สารสนเทศ (information) หมายถึง ข้อมูลต่างๆที่ผ่านการประมวลแล้ว ถูกต้อง แม่นยำ ตรงความต้องการของผู้ใช้
3 ลักษณะของข้อมูลที่ดี
ข้อมูลที่ดีต้องมีคุณภาพ มีความสมบูรณ์ ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ เช่น คะแนนนักเรียน เป็นต้น โดยข้อมูลที่ดีควารมีลักษณะดังนี้
-มีความถูกต้องและแม่นยำ
-มีความสมบูรณ์ครบถ้วน
-ถูกต้อง รวดเร็ว และเป็นปัจจุบัน
-ความสอดคล้องของข้อมูล
4 ชนิดและลัษณะของข้อมูล แบ่งเป็น 2 ชนิดคือ
1 ข้อมูลที่เป็นตัวเลข คือข้อมูลที่ใช้แทนจำนวนที่สามารถนำไปคำนวณได้ เขียนได้หลายรูปแบบคือ
-เลขจำนวนเต็ม
-เลขทศนิยม
2 ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรและไม่สามารถนำไปคำนวณได้ แต่นำมาเรียงต่อกันให้มีความหมายได้
5 ประเภทของข้อมูล
เราสามารถแบ่งประเภทของข้อมูลได้ 2 ประเภทใหญ่ๆ ได้แก่
ข้อมูลปฐมภูมิ คือ ข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง ไม่ได้คัดลอกจากบุคคลอื่น ข้อมูลที่ได้จะมีความถูกต้อง ทันสมัย และเป็นปัจจุบันมากกว่าข้อมูล ทุติยภูมิ
ข้อมูลทุติยภูมิ คือ ข้อมูลที่มีผู้รวบรวมหรือเรียงไว้แล้ว เป็นข้อมูลสารสนเทศที่สามารถนำมาใช้อ้างอิงได้ เช่น ข้อมูลทางสถิติต่างๆที่มีการบันทึกไว้แล้ว
2.2 กระบวนการจัดการสารสนเทศ แบ่งได้ 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ
1 การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
การรวบรวมข้อมูล เป็นจุดเริ่มต้นการดำเนินงาน ซึ่งใช้เทคโนโลยีช่วยในการจัดการจัดเก็บข้อมูล เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ผ่านแป้นพิมพ์ตัวอักษร
การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการรวบรวมข้มูล ก็จำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้อง หากพบความผิดพลาดก็จะต้องแก้ไขโดยอาจใช้สายตาของมนุษย์ หรือ คอมพิวเตอร์เพื่อช่วยในการตรวจสอบ
2 การประมวลผลข้อมูล ประกอบด้วยขั้นตอนดังนี้
การจัดกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บควรจัดกลุ่มเป็นหมวดหมู่ที่ชัดเจน เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งานต่อไป
การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดกลุ่มแล้วก็ควรจัดเรียงข้อมูลที่มีความสำคัญตามลำดับตัวเลข หรือ อักขระ เพื่อสะดวกในการค้นหาข้อมูล
การสรุปผลข้อมูล หลังจากจัดเรียงตามลำดับแล้ว ก็ควรสรุปข้อมูลเหล่านั้นให้กระชับ และ ได้ใจความสำคัญ เพื่อรอการนำไปใช้ต่อไป
3 การจัดเก็บและดูแลรักษาข้อมูล ประกอบด้วย ขั้นตอนดังนี้
-การเก็บรักษาข้อมูล
-การทำสำเนาข้อมูล
4 การแสดงผลข้อมูล
การสื่อสารและเผยแพร่ข้อมูล เป็นเรื่องสำคัญที่มีบทบาทอย่างมาก เพราะหากได้รับข้อมูลข่าวสารที่รวดเร็ว และ ทันเวลา ผู้ใช้งานก็สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ประโยชน์ได้เต็มศักยภาพ
การปรับปรุงข้อมูล หลังจากที่ได้เผยแพร่ข้อมูลไปแล้ว ก็ควรมีการติดตามผลตอบกลับ เพื่อนำข้อมูลเหล่านั้นมาปรับปรุงแก้ไขให้ทันสมัยตลอดเวลา
2.3 ข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์
1 ระบบเลขฐานสอง
การสื่อสารกับเครื่องคอมพิวเตอร์ไม่ว่าจะเป็นการเก็บข้อมูลหรือการสั่งงานจะต้องอาศัยระบบเลขฐานสอง เนื่องจากคอมพิวเตอร์ทำงานด้วยสัญญาณไฟฟ้าโดยแทนตัวเลข 0 และ 1 โดยแต่ละหลักจะเรียกว่า บิด และเมื่อนำตัวเลขหลายๆบิดมาเรียงต่อกัน เท่ากับ 1 ไบต์ จะใช้สร้างรหัสแทนจำนวน สัญลักษณ์ ทั้งไทยและอังกฤษได้
2 รหัสแทนข้อมูล
เพื่อมห้การแลกเปลี่ยนข้อความระหว่างมนุษยืกับตอมพิวเตอร์เป็นไปในแนวทางเดียวกันจึงมีการกำหนดมาตรฐานรหัสแทนข้อมูลในระบบเลขฐานสองขึ้น รายละเอียดต่างๆดังนี้
รหัสแอสกี เป็นรหัสแทนข้อมูลด้วยเลขฐานสองจำนวน 8 บิต หรือ 1 ไบต์
รหัสยูนิโค้ด เป็นรหัสแทนข้อมูลด้วยเลขฐานสองจำนวน 16 บิต เนื่องจากอักษรบางประเภทเป็นตัวอักษรรูปภาพ มีอักษรเป็นหมื่นตัว หากใช้รหัสที่เป็นเลขฐานสอง 8 บิต จะแทนแบบตัวอักษรได้เพียง 256 แบบ ด้วยเหตุนี้จึงได้สร้างรหัสใหม่ขึ้นมาแทน โดยแทนอักขระได้ 65,536 ตัว
3 การจัดเก็บข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์
ในการจัดเก็บข้อมุลไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ จะต้องกำหนดรุปแบบของข้อมูล เพื่อให้ผุ้ใช้งานและคอมพิวเตอร์เข้าใจตรงกันได้ มีรายละเอียดดังนี้
-บิต
-ตัวอักขระ
-เขตข้อมูล
-ระเบียนข้อมูล
-แฟ้มข้อมูล
-ฐานข้อมูล
2.4 จริยธรรมในการใช้ข้อมูล มีดังนี้
1 ความเป็นส่วนตัว
2 ความถูกต้อง
3ความเป็นเจ้าของ
4 การเข้าถึงข้อมูล
คำถาม
ข้อมูลคืออะไร
ตอบ คือ ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ต่างๆที่เกิดขึ้น มีลักษณะหลายๆอย่างผสมเข้าด้วยกัน เช่น บันทึกข้อความ
